Werbegeschenke: Ideen, die genutzt werden, und die Regeln dazu

Viele haben eine Schublade voller Kugelschreiber, Schlüsselanhänger und Notizblöcke von Firmen, an die sie sich kaum erinnern. Werbegeschenke sind trotzdem ein großes Geschäft. Die Werbeartikelbranche in Deutschland hat 2025 rund 3,16 Milliarden Euro umgesetzt, nach Einschätzung der Werbeartikelberater am meisten mit Schreibgeräten, Trinkgefäßen, Taschen und Textilien. Ob so ein Geschenk etwas bringt, entscheidet sich aber nicht beim Kauf, sondern im Alltag der Menschen, die es bekommen. Hier steht, welche Werbegeschenke tatsächlich genutzt werden, welche Ideen zu welchem Anlass passen und welche Regeln für Steuer, Behörden und Produktsicherheit gelten.

Der amerikanische Werbeartikelverband PPAI hat 2025 rund 1.000 Verbraucherinnen und Verbraucher gefragt, warum sie ein Werbegeschenk behalten. Die häufigsten Antworten waren, dass sie es wirklich benutzen werden (68 Prozent) und dass es aus hochwertigem Material ist (ebenfalls 68 Prozent). 44 Prozent mögen es, wenn das Logo dezent bleibt. Umgekehrt wirkte ein Werbegeschenk vor allem dann billig oder schnell vergessen, wenn Material oder Verarbeitung schlecht waren (62 Prozent). 37 Prozent hatten schon zu viele ähnliche Dinge, und 26 Prozent störte ein zu großes Logo.

Die Zahlen stammen aus den USA. Für Deutschland gibt es ältere Werte, die der Branchenverband GWW Anfang 2020 aus einer von ihm beauftragten Wirkungsstudie veröffentlicht hat. Danach wurden 90 Prozent der Werbeartikel von den Empfängern genutzt, und 40 Prozent waren länger als zwei Jahre in ihrem Besitz. Gezählt werden dabei allerdings nur Dinge, die noch da sind. Was gleich im Müll landet, taucht in solchen Zahlen nicht auf. Ein Werbegeschenk sollte so gut sein, dass man es auch ohne Logo gern hätte. Lieber weniger Stück in besserer Qualität als viele, die in der Schublade landen.

• Wird die Person das im Alltag benutzen, im Büro, unterwegs oder zu Hause?

• Würdest du es selbst behalten, wenn kein Logo darauf wäre?

• Passt es zur Branche und zu dem, was dein Unternehmen macht?

• Ist das Logo so klein und ruhig, dass man den Gegenstand auch privat benutzt?

• Hat die Person so etwas nicht ohnehin schon zehnmal?

• Messe und Veranstaltung, bis 10 Euro

  Ein Kugelschreiber, der wirklich gut schreibt, Haftnotizen, ein Einkaufswagenchip oder ein Brillenputztuch. Hier geht es um Menge, deshalb lohnt sich ein Musterstück, bevor du 500 Stück bestellst.

• Kunden zu Weihnachten, bis 50 Euro

  Etwas zum Verbrauchen, etwa Kaffee, Tee, Gewürze oder Honig aus der Region, oder ein langlebiger Begleiter wie eine gute Thermoflasche oder ein Notizbuch mit festem Einband.

• Dank nach einem Projekt

  Etwas, das ein ganzes Team teilen kann, zum Beispiel ein Frühstückskorb oder eine Kiste mit Obst und Snacks für die Küche. Dazu eine Karte, die sagt, wofür du dich bedankst.

• Willkommen für neue Kunden

  Ein kleines Paket mit Dingen, die beim Start helfen, etwa ein Notizbuch, eine Kurzanleitung und die Kontaktdaten der Ansprechperson. Das wirkt aufmerksamer als ein Gegenstand mit großem Logo.

• Langjährige Geschäftspartner

  Hier passt eher ein persönliches Geschenk als ein Werbeartikel. Wenn du die Person kennst, schenk etwas zu ihren Interessen und lass das Logo weg.

Verbrauchsartikel haben einen Vorteil, den man leicht übersieht. Sie stehen nach ein paar Wochen nicht mehr herum, und niemand muss überlegen, ob er sie wegwerfen darf. Ein Gewürzset mit ein paar Rezepten oder eine Packung Kaffee von einer Rösterei aus deiner Stadt erzählt außerdem etwas über dein Unternehmen, ohne dass ein Logo groß darauf stehen muss.

Soll es etwas aus deiner Gegend sein, hilft unser Artikel über regionale Geschenke. Dort steht auch, woran du erkennst, ob ein Produkt wirklich von dort kommt.

Aus dem BlogRegionale Geschenke: Ideen und woran du echte Herkunft erkennstRegionale Geschenke von Honig bis Töpferkurs. Woran du echte Herkunft erkennst, was g.U. und g.g.A. bedeuten und welche Idee zu wem passt.Artikel lesenMit KI erstelltes Bild.

Die bekannten Werbeartikel sind nicht schlecht, sie werden nur oft zu billig eingekauft. Mit ein paar Details wird aus dem Klassiker etwas, das tatsächlich benutzt wird.

• Kugelschreiber Lieber ein schwerer Stift aus Metall mit einer Großraummine im verbreiteten Format G2, die man überall nachkaufen kann, als drei leichte aus Plastik.
• Trinkflasche oder Thermobecher Dicht, spülmaschinenfest und für heiße Getränke geeignet. Frag beim Lieferanten nach, ob das Material für den Kontakt mit Lebensmitteln geeignet ist.
• Notizbuch Festes Papier, ein Lesebändchen und ein geprägtes statt gedrucktes Logo. So landet es auch in privaten Taschen.
• Regenschirm Ein stabiler Schirm, der Wind aushält, wird oft und sichtbar benutzt. Ein billiger, der beim ersten Sturm umklappt, schadet eher.
• Tasche Baumwollbeutel haben die meisten schon genug. Eine robuste Tasche mit Innenfach oder ein faltbarer Einkaufsbeutel für die Jackentasche hebt sich ab.
• Kalender Ein Tischkalender oder ein schlichter Wandkalender steht ein ganzes Jahr im Blick. Verschick ihn früh genug, im Januar ist es zu spät.
• Etwas zum Pflanzen Saatgut für Kräuter oder Blumen, etwa in einer Samentüte mit deinem Logo, ist günstig, leicht zu verschicken und erinnert im Frühling noch einmal an dich.

• Handwerk

  Ein Zollstock, ein Paar gute Arbeitshandschuhe oder ein Bleistift für die Baustelle. Für Kunden, die gerade ein neues Bad oder eine neue Küche bekommen haben, passt ein Pflegeset für die neuen Oberflächen.

• Kanzlei, Steuerberatung, Beratung

  Ein hochwertiges Notizbuch, ein guter Füller oder ein Tischkalender. Zurückhaltung kommt hier besser an als Originalität, und das Logo bleibt klein.

• IT und Software

  Ein Laptopständer, ein Kabelorganizer oder eine Abdeckung für die Webcam. Für Elektronik und Powerbanks gilt der Abschnitt zum Elektrogesetz weiter unten.

• Pharma und Medizinprodukte

  Wer für Arzneimittel oder Medizinprodukte wirbt, darf nach dem Heilmittelwerbegesetz im Kern nur Gegenstände von geringem Wert mit dauerhaft sichtbarem Firmen- oder Produktnamen oder geringwertige Kleinigkeiten verschenken. Ärztinnen, Ärzten und Apothekern darf es nur etwas sein, das für ihre Praxis bestimmt ist, etwa ein Notizblock für den Schreibtisch. Bei Arzneimitteln mit festen Preisen sind solche Zugaben oft ganz unzulässig. Hier lohnt sich vorher eine rechtliche Prüfung.

Ob ein Logo gedruckt, graviert, gestickt oder geprägt wird, hängt vom Material ab. Eine Lasergravur auf Metall oder Holz hält ewig und wirkt hochwertig, ein Stick passt zu Textilien, ein Druck zu Papier und Kunststoff. Ein kleines Logo im Ton des Materials, etwa eine Prägung auf einem Notizbuch, wird eher privat benutzt als ein großer bunter Aufdruck. Wer will, dass sein Werbegeschenk im Alltag auftaucht, sollte es nicht wie ein Werbeplakat aussehen lassen.

Plane genug Zeit ein. Veredelte Werbeartikel werden oft erst nach deiner Freigabe produziert, und viele Anbieter haben Mindestmengen. Prüf den Korrekturabzug genau, denn ein Fehler im Logo oder in der Schreibweise geht in die ganze Auflage. Zurückschicken kannst du solche Ware in der Regel nicht. Das gesetzliche Widerrufsrecht im Onlinehandel gilt nur für Verbraucher, und selbst die können Waren nicht widerrufen, die nach ihren Vorgaben angefertigt wurden, wenn nichts anderes vereinbart ist.

Geschenke an Kunden, Geschäftspartner und andere Personen, die nicht bei dir angestellt sind, darf dein Unternehmen nur dann als Betriebsausgabe absetzen, wenn sie zusammen nicht mehr als 50 Euro pro Person und Wirtschaftsjahr kosten. Bis Ende 2023 lag die Grenze bei 35 Euro. Es ist eine Freigrenze. Wird sie auch nur knapp überschritten, ist der ganze Betrag nicht abziehbar und nicht nur der Teil darüber.

Nicht jede Werbegabe ist steuerlich ein Geschenk. Kugelschreiber oder Haftnotizen, die auf einer Messe in großer Stückzahl an Besucher verteilt werden, deren Namen du nicht kennst, sind nach Auffassung der Finanzverwaltung in der Regel Werbeaufwand. Sie sind voll abziehbar, und die besonderen Aufzeichnungspflichten für Geschenke gelten für sie nicht. Die folgenden Regeln betreffen Geschenke an Menschen, die du kennst.

• Betriebsausgabe

  Höchstens 50 Euro pro Empfänger und Wirtschaftsjahr. Alle Geschenke an dieselbe Person im Jahr zählen zusammen. Kannst du Vorsteuer abziehen, gilt der Nettobetrag, sonst der Bruttobetrag. Der Logodruck zählt mit, Verpackung und Versand nicht.

• Vorsteuer

  Nur abziehbar, solange die 50 Euro eingehalten sind. Liegen die Geschenke an eine Person im Jahr darüber, ist auch die Vorsteuer verloren.

• Buchführung

  Geschenke einzeln und getrennt von anderen Ausgaben aufzeichnen. Der Name der beschenkten Person muss aus der Buchung oder dem Beleg hervorgehen. Bei geringwertigen Dingen wie Kugelschreibern oder Taschenkalendern darf der Name fehlen, getrennt aufzeichnen musst du sie trotzdem.

• Steuer beim Empfänger

  Du kannst die Steuer für die beschenkte Person pauschal mit 30 Prozent nach § 37b EStG übernehmen, dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Du musst ihr Bescheid geben. Streuartikel bis 10 Euro fallen nicht darunter.

Die Pauschalsteuer nach § 37b ist ein freiwilliges Angebot an die Beschenkten. Ein Geschenk aus geschäftlichem Anlass kann bei ihnen sonst als Einnahme zu versteuern sein. Übernimmst du die Steuer, bleibt es für sie steuerfrei. Absetzen kannst du die Pauschalsteuer nur, wenn das Geschenk selbst die 50-Euro-Grenze einhält. Die Wahl gilt außerdem für alle Geschenke eines Jahres, nicht nur für einzelne. Die genaue Umsetzung klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Für Geschenke an das eigene Team gelten andere Regeln als für Kunden, dort geht es um die Lohnsteuer. Ein Sachgeschenk zu einem persönlichen Anlass wie dem Geburtstag bleibt bis 60 Euro steuerfrei, für Sachbezüge ohne besonderen Anlass gilt eine Grenze von 50 Euro im Monat. Mehr dazu steht in unserem Artikel über Geschenke für Kollegen.

Aus dem BlogGeschenke für Kollegen: Ideen nach Budget und AnlassGeschenke für Kollegen und Kolleginnen bis 10, bis 25 und ab 25 Euro, fürs Team, fürs Homeoffice und auf den letzten Drücker. Dazu, was du besser lässt.Artikel lesenMit KI erstelltes Bild.

Bei Kunden aus dem öffentlichen Dienst ist besondere Vorsicht angebracht. Wer einem Amtsträger für seine Dienstausübung einen Vorteil anbietet oder gewährt, macht sich nach § 333 des Strafgesetzbuchs strafbar, außer die Behörde hat die Annahme genehmigt. In der Bundesverwaltung gelten nach einem Rundschreiben des Bundesinnenministeriums geringfügige Aufmerksamkeiten bis 25 Euro als stillschweigend genehmigt, etwa einfache Werbeartikel wie Kugelschreiber, Schreibblöcke oder Kalender. Melden müssen die Beschäftigten so ein Geschenk trotzdem. Bargeld darf grundsätzlich nicht angenommen werden, egal in welcher Höhe. Länder und Kommunen haben eigene Regeln, deshalb lohnt sich im Zweifel eine kurze Nachfrage.

Auch viele Unternehmen haben Richtlinien, was ihre Beschäftigten annehmen dürfen. Strafbar ist ein Geschenk unter Firmen nach § 299 des Strafgesetzbuchs, wenn es als Gegenleistung für eine unlautere Bevorzugung im Wettbewerb gedacht ist. Ebenso, wenn es ohne Einwilligung der Firma dafür gegeben wird, dass jemand beim Einkauf seine Pflichten gegenüber dem eigenen Arbeitgeber verletzt. Deshalb sind die Geschenkregeln des Kunden wichtig. Ein Kalender zu Weihnachten, mit dem du nichts erwartest, ist kein Problem. Trotzdem gilt eine einfache Faustregel. Während eine Ausschreibung oder Vertragsverhandlung läuft, schenkst du besser gar nichts, und Geschenke gehen an die Firmenadresse statt nach Hause.

Seit Dezember 2024 gilt in der EU die Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit. Sie erfasst ausdrücklich auch Produkte, die kostenlos abgegeben werden, also auch Werbegeschenke. Wer ein Produkt unter seinem eigenen Namen oder seiner Marke in Verkehr bringt, gilt nach der Verordnung als Hersteller und trägt dessen Pflichten, etwa für Kennzeichnung und Sicherheit. Steht auf dem Werbeartikel nur dein Logo und kein anderer Hersteller, bist das also rechtlich du. Achte deshalb darauf, dass dein Lieferant die nötigen Unterlagen und Angaben zum Produkt mitliefert.

Bei Elektrogeräten wie Lautsprechern, Leuchten oder Ladegeräten kommt das Elektrogesetz dazu. Auch dort zählt die kostenlose Abgabe, und wer Geräte unter seiner eigenen Marke anbietet, gilt als Hersteller und muss sich bei der Stiftung Elektro-Altgeräte Register registrieren. Das gilt nicht, wenn zusätzlich die Marke eines Herstellers auf dem Gerät steht, der seine Geräte selbst in Deutschland anbietet. Eine einfache Powerbank ohne Zusatzfunktion zählt dagegen nicht als Elektrogerät, sondern als Batterie. Für sie gilt das Batterierecht mit einer eigenen Registrierung bei derselben Stiftung, und Geräte mit eingebautem Akku brauchen oft beide Registrierungen. Kläre deshalb vor der Bestellung mit dem Lieferanten, wer diese Pflichten übernimmt, oder verschenke Elektronik einer in Deutschland vertriebenen Marke und setz dein Logo nur dazu.

Das nachhaltigste Werbegeschenk ist eines, das lange benutzt oder vollständig verbraucht wird. Ein Bambusbecher, der nach dem dritten Spülgang unansehnlich ist, hilft der Umwelt nicht. Ein solider Becher aus Edelstahl oder Keramik, der jahrelang im Büro steht, schon eher. Auch eine kleinere Auflage in besserer Qualität spart Material, weil weniger Stück ungenutzt im Lager oder im Müll landen.

Vorsicht bei Werbeversprechen. Seit dem 27. September 2026 verbietet das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb gegenüber Verbrauchern allgemeine Umweltaussagen wie "umweltfreundlich", wenn das Unternehmen keine anerkannte hervorragende Umweltleistung nachweisen kann, etwa mit dem EU-Umweltzeichen. Eine eigene Studie oder ein Datenblatt des Lieferanten reicht dafür nicht. Verboten sind auch Aussagen, die auf dem Ausgleich von Treibhausgasen beruhen, etwa "klimaneutral" dank Zertifikaten. Wenn du selbst so ein Versprechen auf dein Werbegeschenk druckst, kann das Ärger geben. Frag bei Lieferanten, die mit solchen Begriffen werben, nach, was genau dahintersteht.

Nicht jedes Geschenk im Geschäftsleben braucht ein Logo. Für eine Kundin, mit der du seit Jahren zusammenarbeitest, oder einen Partner, der dir aus der Klemme geholfen hat, ist ein kleines persönliches Geschenk oft die stärkere Geste. Schöne Dinge für den Schreibtisch gibt es zum Beispiel bei Simva, einem kleinen 3D-Druck-Studio aus Rotterdam. Dort werden Stifthalter, Handyständer oder Schmuckschalen auf Bestellung gedruckt. Der Shop ist auf Englisch, und eigene Logos oder Designs druckt Simva nicht. Im Blog des Studios stehen weitere Ideen für Geschenke im Büro.

Wenn du für eine einzelne Person etwas Persönliches suchst, kann dir der Geschenkfinder von Recogift helfen. Wähle als Beziehung "Andere Person" und als Anlass "Dankeschön", gib Altersgruppe, Budget und Interessen an, und du bekommst Vorschläge mit einer kurzen Erklärung, warum sie passen könnten. Für Werbeartikel in großer Stückzahl ist er nicht gedacht. Denk auch hier an die 50-Euro-Grenze.